Торговый Дом САБ
Подбор, продажа и установка систем безопасности
info@sabsb.ru
Москва
609382157
119048 Россия Москва г Москва 107014, Москва, Сокольническая 4-я, дом № 1А, оф.16
elena.8055312725

Минимизируем потери

«Готовь сани летом, телегу зимой». Смыл этой поговорки заключен в решении проблемы до ее возникновения. В самом начале мы постараемся вместе с Вами оценить целесообразность установки систем безопасности.

Первое что необходимо сделать – рассчитать приблизительные потери, которые несет Ваше предприятие. Это может быть воровство, неэффективно выстроенные производственные процессы, халатность персонала, его недисциплинированность и неэффективная работа, и даже шпионаж. Часть Ваших потерь Вы можете оценить по учетной системе, программе и т.д. Оцените свои потери.

Давайте определим расчетным периодом квартал (три месяца) и начнем считать.

Потери товара. У вас есть приход и есть расход, проведите ревизию и получите остаток. В результате Вы получите сумму товара которая бесследно пропала, и возможно была просто разворована.

Потери оборудования, материалов, инструментов и т.д. Заведите хорошим правилом квартальную ревизию. Во время которой проверяйте наличие не только на Ваших складах, но и в Ваших офисах, подсобках, коридорах, приемных и т.д. Вы извлечете из этого как минимум две пользы. Будете точнее знать что и когда пропало, Ваши сотрудники поймут, что Вы ведете учет и Вам не безразлично наличие и состояние Вашего имущества. Установить срок пропажи за прошедший год то же тяжелее чем за квартал.

Порча товара (срок годности). Перед тем как выкинуть товар с просроченным сроком годности, произведите его учет. Сохраните информацию какой товар испортился, какой у него срок хранения, какой вес и объем товара, какова его стоимость.

Порча товара (действия персонала, транспортировка, неправильные условия хранения и т.д.) Начните вести статистику. На основе анализа которой, в дальнейшем Вы или уменьшите, или вообще исключите порчу.

При расчете потерь материальных ценностей (товара, оборудования, материалов, мебели, инструментов и т.д.) необходимо учитывать не только их прямую стоимость, но и расходы которые их сопровождали. Вы же привезли товар к себе на склад, значит заплатили за его транспортировку, пусть эта стоимость складывается из работы водителя, амортизации автомобиля, потраченного бензина и т.д. Пусть рассчитать это тяжело потому, что помимо этого товара или материала в машине при транспортировке было многое другое. Возьмите и соотнесите пропорциональную стоимость транспортировки на рубль стоимости товара, килограмму материала, главное что бы это учитывалось. А лучше всего пересмотреть учетную политику, и приходуя товар на склад, закладывать в его себестоимость стоимость доставки, увеличивать себестоимость соотнося на нее расходы по хранению (аренда складов, электроэнергия на обогрев или охлаждение, ЗП грузчиков и т.д.) И так же соотносить расходы на другие материалы, мебель, оргтехнику и т.д. Согласен с тем что это значительно усложнит работу той же бухгалтерии, но у Вас будет истинная картина. При учете потерь Вы можете учитывать недополученную прибыль. Вот простой пример. Вы привезли с целью дальнейшего сбыта тонну арбузов. Заплатили за транспортировку 20 000р. Заплатили за арбузы по 10р за килограмм. При учете прямых затрат каждый килограмм арбузов стоит 10р, а с учетом транспорта 30р. Вот и смотрите какую цифру учитывать в случае потерь. С другой стороны Вы продадите эти арбузы по 80р за килограмм. И при воровстве потеряете уже по 80р за килограмм.

Таким же образом необходимо учитывать например прогулы сотрудников, или опоздания на работу. Включать в затраты выплачиваемые Вами налоги с заработной платы, часть аренды помещения в которой располагается сотрудник, затраты на свет, связь и т.д.

Если Вы собственник или директор, Вы обладаете подобными сведениями. Нет необходимости считать все до копейки. С порядком нулей определитесь сами. Пусть будет учет в тысячах или сотнях рублей. Главное при расчете не минимизируйте свои потери искусственно, учитывая лишь стоимость товара.

Итак Вы потратили несколько дней или месяц на расчет Ваших убытков. В самом начале не стоит углубленно подходить к этому вопросу. В процессе работы всплывут новые факты и детали, и новые потери.

Следующим шагом оцените Ваши потери за два года. Почему два ? Любая система безопасности отслужит Вам три четыре года. По истечении которых необходимо будет задуматься о капитальном ремонте, частичной модернизации, или полной замене.

При оценке за два года, заложите примерную динамику развития Вашего предприятия. Если предприятие растет, увеличиваются обороты, увеличивается штат, увеличиваются потери. Конечно одним из вариантов остается постепенное наращивание системы безопасности, но как вариант изначально построить систему на несколько лет.

Итак у Вас есть на руках очень примерные цифры по тем потерям которые несет Ваше предприятие.

Теперь самое время задуматься о персонале который будет эксплуатировать систему. Сама система безопасности лишь инструмент, используя который Вы значительно сократите потери, а возможно и вовсе уберете их. Есть несколько методов работы с системами безопасности. Первый - постоянный мониторинг и наблюдение. Применяя данный метод Вы сможете раскрывать инциденты по горячим следам, ловить преступников с поличным, предотвращать воровство, здраво оценивать эффективность работы сотрудников, управлять ресурсами предприятия. Второй – просмотр архива и анализ. Применяя этот метод Вы можете раскрывать механизмы воровства, раскрывать случившиеся инциденты, анализировать эффективность работы персонала и т.д. Определите людей которые будут производить работы с системой безопасности. Четко сформулируйте, что Вы от них хотите. Расставьте приоритеты по обрабатываемой информации.

Соотнесите затраты на эксплуатирующий персонал с примерными потерями. Дальше действуйте на свое усмотрение. Если Вы считаете что система безопасности должна приносить прибыль, тратьте на нее лишь какую то часть от Ваших потерь. Мне кажется не разумным тратить на безопасность больше, чем она может окупить или вернуть.

Теперь перед Вами встает непростая задача. Вы знаете сумму которую готовы потратить. Эта сумма должна быть распределена между тремя системами: Охранная сигнализация, Видеонаблюдение, Система Контроля и Управления доступом. Четвертой составляющей безопасности являются охранники. Которые будут реагировать на тревоги выдаваемые системами безопасности, следить за порядком в реальном режиме времени, проводить профилактические превентивные меры.

Следующим этапом Вам будет необходимо провести ряд встреч и консультаций. Не бойтесь при встрече оглашать открыто суммы потерь которые Вы несете. Тем самым Вы явно обозначите средства которые готовы потратить, и если Вас попросту начнут вынуждать платить больше, значит Вам имеет смысл подумать, а стоит продолжать общение с этой организацией.

Распишите как можно подробнее цели и задачи решаемые системой безопасности в целом, и каждым разделом отдельно. Выслушайте мнение специалистов в каких еще аспектах способна помочь Вам устанавливаемая система. К экономии денежных средств стоит относиться осторожно. Не заложив определенных функций сегодня Вы не получите их завтра. Насколько легко модернизируется и наращивается Ваша система. Способен ли Ваш персонал обслуживать систему без привлечения сторонней платной помощи.

Сначала определитесь с охранниками. Пригасите к себе на предприятие представителя охранной структуры. Выслушайте его мнение по расстановке охранников. Рассмотрите с ним совместно минимизацию количества охранников при использовании систем безопасности. Выслушайте его рекомендации по установке систем безопасности. Где что и как необходимо установить.

Следующим этапом пригласите организацию занимающуюся установкой систем безопасности. Рассмотрите с ними в комплексе установку систем охраны, видеонаблюдения и контроля доступа. Обязательно выясните каким образом система будет расширяться в дальнейшем, возможные замены вышедшего из строя оборудования. Учтите что каждый производитель раз в два три года полностью меняет спектр производимого оборудования. Есть ли в выбираемой вами системе преемственность, т.е. применение в установленной системе более нового оборудования. Мы с Вами запланировали Выше, что система должна проработать без радикальных изменений три четыре года.

Не пытайтесь с Выше указанными представителями решать вопросы связанные с порчей товара при транспортировке и хранении, эффективности работы Вашего персонала и т.п. Лишь очертите, что данные вопросы присутствуют, и выслушайте их мнение.

Не храните яйца в одной корзине. Пусть Вас охраняет одна организация, системами безопасности занимается другая. Если все будет делать одна организация, в случае разлада или конфликта Вы лишитесь всего. Во вторых избегайте сговора. Если охранники и техники работают в одной организации, они могут сговориться.

Через некоторое время Вы получите от обеих организаций сметы или коммерческие предложения, из которых увидите грядущие затраты.

Принимайте решение. Возможно имеет смысл построения системы поэтапно. Начиная с мест наибольших потерь, постепенно охватить все предприятие.

Перед заключением договора проговорите и отразите на бумаге наиболее ответственные для Вас моменты, участки, функции и т.д. Пусть это будет отображено на обывательском уровне, пусть Вас скорректируют Ваши партнеры, главное, что бы Вы потом не упрекали друг друга кто кому и что говорил, кто кого не правильно понял.

Перед подписанием завершающих документов внимательно проверьте работу всей устанавливаемой системы. Обязательно проверьте в действии все необходимые для Вас функции. Не поскупитесь, заплатите денег за обучение Вашего персонала. В таком случае Ваш персонал будет принимать систему в эксплуатацию грамотно.

После ввода систему в эксплуатацию, постоянно ведите мониторинг. Сокращаются ли потери. Увеличивается ли эффективность работы персонала. Выполняет ли система те цели и задачи которые Вы ставили перед ней.

Постоянно требуйте отчеты от Ваших сотрудников которые эксплуатируют систему. Анализируйте эти отчеты, дополняйте, меняйте, в угоду уменьшения потерь и более эффективного решения тех задач которые изначально ставились перед системой.

Возможно на каком то этапе Вам придется в корне изменить идеологию системы. В данной ситуации Вас может значительно ударить по карману перестроение системы, если Вы изначально его не рассматривали, и не дай бог на этом сэкономили.

Во время эксплуатации возможно Вы поймете какие изменения могут привести к большей эффективности в работе системы. Меняйте. Если система не приносит ощутимой пользы – она бесполезна.

ООО "ЕСС"

ГЕН.ДИР.

Масов А.В

+7(831) 423-03-55

Читайте также